La dématérialisation de vos documents

Vous souhaitez :

optimiser votre gestion documentaire,

gagner du temps dans le classement et le traitement de vos factures

Une solution de dématérialisation permet de satisfaire les objectifs poursuivis par toute entreprise :

	Offrir aux utilisateurs la possibilité de dématérialiser tous les documents entrants et sortants d’une entreprise (factures, mails, fax, courriers, etc.) ;
	Générer automatiquement les écritures comptables à partir de la reconnaissance et la lecture automatique des factures fournisseurs ;
	Permettre à votre client d'accéder à la copie de ses factures et à vous de retrouver au travers des applications comptables et de gestion aux images de vos factures fournisseurs (client léger) ;
	Mettre en œuvre des workflows (circulation de documents et d’informations, circuit de validation de factures pour mise en paiement, etc.).

IGA vous propose de vous accompagner dans votre démarche de dématérialisation avec deux solutions :

GED : Gestion Electronique de Documents

Cette solution permet de dématérialiser et archiver de manière centralisée l'ensemble des documents relatifs à l'entreprise : courriers, emails, factures, documents électroniques.

Lors de cette opération de "mise en GED", chaque document est indexé (date, type de document, objet, etc.). Vous pouvez ainsi, grâce aux index, rechercher, consulter tout document intégré à la GED et réaliser une recherche plein texte.

L'archivage est structuré selon un plan de classement adapté à votre activité. Il est également possible de mettre en place des circuits d'informations et de validation, comme par exemple, la validation pour mise en paiement d'une facture, (workflows).

LAD / RAD + GED : Lecture et Reconnaissance Automatique de Documents

Consiste à scanner les factures et autres documents comptables que vous recevez afin de les intégrer automatiquement dans votre comptabilité.

Chaque document ainsi dématérialisé est ensuite "vidéocodé". En d'autres termes, cela signifie que l'on va vérifier que les montants, les dates, les libellés, etc. sont correctement identifiés et positionnés pour être envoyés en comptabilité et éventuellement faire les corrections.

Ce type d'outil est "auto apprentissant". C'est-à-dire qu'il va apprendre à reconnaître les informations selon des règles rigoureusement paramétrées, mais également grâce à des corrections manuelles faites par l'utilisateur.

Sur des documents originaux de bonne qualité, en fonction du type de scanner, le système "apprend" en 3 passages. Ainsi on arrive vite à un taux de reconnaissance de l'ordre de 85 à 95 %.

Intégration comptable des données dans votre logiciel de comptabilité

Mise en place de cette solution aisée :

consultation via un simple navigateur Internet,

faible investissement matériel initial de votre part

Intérêts de cette solution

accès centralisé à l'ensemble des documents de l'entreprise

automatisation du processus de traitement des factures

simplification du fonctionnement de votre comptabilité fournisseurs

affichage de la pièce comptable directement à partir de l'interrogation d'un compte comptable (moins de manipulation de papier, accès plus rapide à l'information)

gestion des archives physiques

Quelle démarche entreprendre pour mettre en place la dématérialisation ?

1 Identifiez les documents pouvant être transformés au format électronique c'est à dire courriers et documents administratifs, factures, supports commerciaux, base tarifaire, notes de services, etc.

2 Identifiez les interlocuteurs susceptibles de recevoir des documents électroniques et le mode d'acquisition (envoi par courrier, fax, e-mail…) permettra de créer les workflows.

3 Dématérialisez vos documents : passage au format électronique

Un scanner de bonne qualité vous permet de procéder à cette étape incontournable. Vos documents deviennent des images (jpeg, gif, pdf, tiff, ...). Il est nécessaire d'utiliser des formats de documents standards et reconnus par tous.

Y a-t-il des pré-requis ?

Pour la consultation : Firefox 3.5, IE 8, Acrobat Reader, PDF Creator

Pour la LAD : serveur Windows

Pour la GED : serveur Linux ou Windows

Pour la mise en place de poste de numérisation LAD / GED :

machine : dualcore 2.0 Ghz / 512 Mo / pas de contrainte sur l'espace disque

système d'exploitation : Windows XP / 2000 / 2003 / 2008 / Vista / Seven

écran : taille fortement recommandée 20" ou + avec une résolution mini de 1280

bande passante : 1 Mb/s latence faible

Contact

Siège social / Pôle Commercial
16, rue Jean-Jacques Rousseau
Immeuble "Le Florentin"
92130 Issy-Les-Moulineaux
Email : contact@iga.fr

Tél. : 01 58 04 03 43

Fax : 01 46 42 68 21

La dématérialisation de vos documents

Dans la même rubrique

Contact

IGA, le groupe

Solutions et logiciels

Domaines d'intervention

Dernières actualités

Corporate

Services pratiques

Activités du groupe IGA

Nous contacter